Trong 01 bộ hồ sơ trình khen thưởng thường có các loại văn bản như sau:
1. Tờ trình khen thưởng:
2. Báo cáo thành tích:
3. Biên bản của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng
4. File điện tử của hồ sơ (trừ văn bản có nội dung thuộc bí mật Nhà nước)
Số lượng hồ sơ:
+ Cờ Thi đua của Chính phủ, Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ, Chiến sỹ thi đua toàn quốc: 02 bộ bản chính
+ Huân chương, Huy chương, danh hiệu vinh dự Nhà nước, Giải thưởng Hồ Chí Minh, giải thưởng Nhà nước, danh hiệu Nhà giáo, nghệ nhân, nghệ sỹ, hồ sơ theo thủ tục đơn giản: 03 bộ bản chính
Cụ thể:
1. Chiến sỹ thi đua toàn quốc:
Hồ sơ trình gồm 02 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Báo cáo thành tích của cá nhân đề nghị
- Biên bản và kết quả bỏ phiếu kín của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
2. Cờ thi đua của Chính phủ:
Hồ sơ trình gồm 02 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Báo cáo thành tích của tập thể đề nghị
- Biên bản và kết quả bỏ phiếu kín của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
3. Huân chương các loại:
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể đề nghị
- Biên bản của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Xác nhận của cơ quan quản lý có thẩm quyền về phát minh, sáng chế, ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ và các lĩnh vực khác (nếu có)
Đối với cá nhân người nước ngoài và người Việt Nam ở nước ngoài: Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Báo cáo tóm tắt thành tích của cấp trình Thủ tướng Chính phủ
4. Huy chương các loại:
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Bản danh sách trích ngang các trường hợp đề nghị khen thưởng
5. Bằng khen của Thủ tướng Chính phủ:
Hồ sơ trình gồm 02 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể đề nghị
- Biên bản của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
6. Hồ sơ, thủ tục đơn giản:
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Bản tóm tắt thành tích của cơ quan, đơn vị quản lý trực tiếp.
7. Danh hiệu “Bà mẹ Việt Nam anh hùng”
Hồ sơ trình gồm 05 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Bản kê khai danh sách về từng bà mẹ do UBND cấp xã lập
- Biên bản họp kiểm tra xác minh của các đoàn thể chính trị - xã hội
8. Danh hiệu “Tỉnh anh hùng”, “Thành phố anh hùng”, “Anh hùng Lao động”, “Anh hùng lực lượng vũ trang nhân dân”
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
- Ý kiến đề nghị bằng văn bản của cấp ủy Đảng cùng cấp
- Báo cáo thành tích của cá nhân, tập thể đề nghị
- Biên bản và kết quả bỏ phiếu kín của Hội đồng Thi đua - Khen thưởng cấp Bộ, ban, ngành, đoàn thể Trung ương và địa phương
9. Danh hiệu “Nhà giáo, Thầy thuốc, Nghệ sỹ, Nghệ nhân”
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Hội đồng cấp Nhà nước (kèm theo danh sách)
- Tóm tắt thành tích của cá nhân có xác nhận của Hội đồng cấp Nhà nước
- Biên bản và kết quả bỏ phiếu kín của Hội đồng cấp Nhà nước
10. Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà nước
Hồ sơ trình gồm 03 bộ (bản chính) gồm:
- Tờ trình của Hội đồng giải thưởng cấp Nhà nước (kèm theo danh sách)
- Báo cáo thành tích và các văn bản, tư liệu của tác giả có liên quan đến công trình, tác phẩm, cụm công trình, cụm tác phẩm, có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền
- Biên bản và kết quả bỏ phiếu kín của Hội đồng giải thưởng cấp Nhà nước