Triển khai phần mềm Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử (Voffice) được Bộ Nội vụ xác định là một trong những đột phá về cải cách hành chính, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin nhằm tiết kiệm chi phí, hướng tới một nền hành chính hiện đại, không giấy tờ, góp phần đổi mới lề lối, cách thức giải quyết công việc… nhằm xây dựng Chính phủ điện tử và dữ liệu số một cách hiệu quả, thiết thực. Bài viết khái quát quá trình triển khai văn bản điện tử và đưa ra một số giải pháp tiếp tục triển khai thực hiện văn bản điện tử tại Bộ Nội vụ đáp ứng yêu cầu xây dựng Chính phủ điện tử và dữ liệu số trong thời gian tới.

                                                    Ảnh minh họa

Cơ sở pháp lý và kết quả triển khai Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ

Cơ sở pháp lý     

Triển khai thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ về gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; Nghị định số 130/2018/NĐ-CP ngày 27/9/2018 của Chính phủ ban hành quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, ngày 12/9/2018, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Quyết định số 2096/QĐ-BNV phê duyệt Đề án hệ thống quản lý văn bản và triển khai Một cửa điện tử tại Bộ Nội vụ để thực hiện thống nhất quy trình tạo lập hồ sơ trình ký, phát hành, gửi, nhận văn bản điện tử; Quyết định số 02/QĐ-BNV ngày 01/01/2019 về quy chế quản lý, sử dụng văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ Nội vụ; Quyết định số 1095/QĐ-BNV ngày 23/12/2019 về phê duyệt Quy trình xử lý văn bản điện tử đến và Quy trình tạo lập hồ sơ, trình ký, phát hành văn bản điện tử của Bộ Nội vụ.

Để bảo đảm tính pháp lý của các văn bản điện tử, lưu trữ điện tử, Bộ Nội vụ tham mưu trình Chính phủ ban hành Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư, nhằm tạo hành lang pháp lý đối với công tác văn thư nói chung và văn thư điện tử nói riêng. Ngày 24/01/2019, Bộ trưởng Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 01/2019/TT-BNV về quy định quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ quan của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức; Thông tư số 02/2019/TT-BNV quy định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ.

Các văn bản này đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ cho việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản điện tử, nhằm phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng, lãnh đạo Bộ đối với lĩnh vực công tác của Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ.

Như vậy, từ tháng 9/2018 đến nay, Bộ Nội vụ đã ban hành theo thẩm quyền và trình cấp có thẩm quyền ban hành các văn bản quy phạm pháp luật làm cơ sở pháp lý toàn diện cho việc triển khai thống nhất việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước; kịp thời ban hành các quy chế nhằm tạo cơ sở và hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức thực hiện thống nhất quy trình tạo lập hồ sơ trình ký, phát hành, gửi, nhận văn bản điện tử.

Kết quả triển khai Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ

Bộ Nội vụ đã chủ động phối hợp với Tập đoàn Công nghiệp - Viễn thông quân đội (Viettel) đưa vào sử dụng phần mềm Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice, áp dụng thực hiện từ ngày 01/10/2018. Để thuận tiện cho việc triển khai, Văn phòng Bộ đã tổ chức 03 khóa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về tiếp nhận văn bản điện tử đến, tạo lập hồ sơ trình ký, trình ký và phát hành văn bản điện tử trên Trục liên thông văn bản quốc gia, mỗi khóa 10 ngày cho hơn 500 lượt cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ. Việc triển khai tổ chức thực hiện được các lãnh đạo Bộ quan tâm, chỉ đạo sát sao, quyết liệt. Tập thể lãnh đạo các đơn vị, công chức, viên chức và người lao động của Bộ Nội vụ nghiêm túc tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng này.

Bên cạnh đó, Văn phòng Bộ đã chủ động cử chuyên viên hỗ trợ kỹ thuật, cài đặt chữ ký số cho máy tính PC, thiết bị cầm tay (iphone, ipad) và hướng dẫn sử dụng phần mềm ký số, phần mềm Voffice cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ trong việc trình ký, ban hành văn bản điện tử. Dưới sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, sự phối hợp của thủ trưởng các đơn vị, Văn phòng Bộ đã triển khai công tác gửi, nhận văn bản điện tử 4 cấp tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ; phối hợp với các đơn vị có liên quan tạo lập, bàn giao tài khoản Voffice, hướng dẫn 410 lượt cán bộ, công chức, viên chức tại Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tôn giáo Chính phủ, Học viện Hành chính Quốc gia, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Viện Khoa học Tổ chức nhà nước, Tạp chí Tổ chức nhà nước… về kỹ năng tạo lập hồ sơ trình ký, kỹ năng trình ký, ký số điện tử và phát hành văn bản kết nối Trục liên thông văn bản quốc gia. Tổng số tài khoản đã cấp cho cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ đến nay là 922; 100% lãnh đạo, thủ trưởng đơn vị và hầu hết công chức, viên chức các đơn vị đã có tài khoản. 

Trong quá trình triển khai Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice, Văn phòng Bộ đã chủ động phối hợp với Trung tâm Thông tin và Viettel xây dựng, chỉnh sửa và nâng cấp một số tính năng của hệ thống Voffice nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của lãnh đạo Bộ và các đơn vị chuyên môn, cụ thể: chỉnh sửa giao diện của Hệ thống Voffice đảm bảo dễ thao tác, thân thiện với người dùng; xây dựng Module “Thông tin báo cáo” trên Hệ thống Voffice nhằm thực hiện ý kiến chỉ đạo của Bộ trưởng về giao ban không giấy tờ; xây dựng, chỉnh sửa và hoàn thiện tính năng nhập, theo dõi, đôn đốc và thống kê báo cáo thời hạn xử lý văn bản đến trên phần mềm Voffice… Văn phòng Bộ cũng là đầu mối tiếp nhận, xử lý các lỗi phát sinh trong quá trình vận hành, khai thác, sử dụng phần mềm Voffice, đồng thời phối hợp với Viettel trong việc xử lý các lỗi phát sinh để chỉnh sửa, nâng cấp, hoàn thiện cho phù hợp với thực tế của Bộ.

Văn bản đến

Tất cả văn bản đến Bộ Nội vụ đều được scan và đăng nhập trên Hệ thống Voffice (trừ văn bản có dấu chỉ mức độ mật, tối mật, tuyệt mật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ địa giới hành chính, hồ sơ thẩm định an toàn khu, hồ sơ phê chuẩn miễn nhiệm, bổ nhiệm), đảm bảo việc chuyển giao văn bản đến nhanh chóng, kịp thời, chính xác, không bị thất lạc. Do đó, lãnh đạo Bộ và lãnh đạo các đơn vị có thể xử lý văn bản kịp thời khi đi công tác và theo dõi được tiến độ xử lý văn bản đến; giúp giảm chi phí văn phòng phẩm (mực in, giấy in). Đến nay, 100% thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trong Bộ đã thực hiện việc tiếp nhận văn bản đến trên Hệ thống Voffice để phân phối đến đối tượng chủ trì xử lý.

- Với văn bản giấy đến: giai đoạn từ ngày 01/10/2018 đến ngày 01/10/2019, Bộ Nội vụ đã tiếp nhận và xử lý 39.807 văn bản đến, trong đó có 36.601 văn bản đến giấy scan đưa vào hệ thống Voffice. Hiện nay, 100% văn bản giấy đến (trừ văn bản mật) được scan và đưa lên Hệ thống Voffice để chuyển xử lý.

- Đối với văn bản điện tử tiếp nhận trên Trục liên thông văn bản quốc gia: từ ngày 01/10/2018 đến ngày 01/10/2019, Bộ Nội vụ đã tiếp nhận và xử lý 2.486 văn bản đến từ trục liên thông văn bản quốc gia; từ ngày 01/10/2019 đến ngày 01/10/2020, tiếp nhận và xử lý 24.977 văn bản; từ ngày 01/10/2020 đến nay, tiếp nhận và xử lý 16.858 văn bản. Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ đã hoàn thành được 7/7 yêu cầu nghiệp vụ phản hồi trạng thái về việc gửi, nhận văn bản điện tử (đã đến, đã tiếp nhận, đã chuyển xử lý, đang xử lý, đã hoàn thành, từ chối nhận, trả lại, thu hồi theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ).

Văn bản đi

Hiện nay, văn bản phát hành đi của Bộ Nội vụ đang được sử dụng chữ ký số, tương ứng với chứng thư số được Ban Cơ yếu Chính phủ cấp. Thực hiện quy trình trình ký theo quy định tại Quyết định số 1032/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, đơn vị trình lãnh đạo Bộ ký trên văn bản điện tử sau đó chuyển Văn phòng Bộ kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và thực hiện cấp số ban hành khi đã được cấp có thẩm quyền ký chữ ký số theo quy trình. Ứng dụng Hệ thống Voffice có thể kết nối, liên thông với Trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi văn bản điện tử kịp thời, chính xác, đúng quy định.

Thời gian qua, Văn phòng Bộ đã phối hợp với Ban Cơ yếu Chính phủ, Trung tâm thông tin của Bộ cấp 16 chứng thư số cho tổ chức, 637 chứng thư số cho cá nhân; cấp 37 sim ký số trên thiết bị cầm tay ipad cho lãnh đạo Bộ và thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ. Văn phòng Bộ cũng đưa ra các yêu cầu, giải pháp kỹ thuật chỉnh sửa phần mềm ký số do Ban Cơ yếu lập trình, cung cấp và phối hợp với Tập đoàn Viettel tích hợp phần mềm ký số vào phần mềm Voffice. 

Việc sử dụng chữ ký số đã được triển khai đồng bộ trên các thiết bị điện tử. Lãnh đạo Bộ và 100% công chức đã ứng dụng chữ ký số cá nhân trong xử lý văn bản và hồ sơ công việc trên môi trường điện tử, rút ngắn quy trình, giảm khối lượng công việc trong quản lý, xử lý, phát hành văn bản. Hệ thống phần mềm quản lý văn bản có thể đáp ứng tính năng theo dõi trạng thái xử lý của văn bản đi, đến: luồng xử lý văn bản, thời gian nhận, gửi, tiến độ xử lý… Các ý kiến chỉ đạo, ý kiến góp ý chỉnh sửa văn bản được lưu lại thể hiện tính phân quyền trong công tác lãnh đạo, quản lý và phân định rõ trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức trong trình ký văn bản điện tử.

Theo thống kê trên hệ thống Voffice tính từ ngày 01/01/2021 đến ngày 19/6/2021, tổng số văn bản trao đổi giữa các đơn vị của Bộ là 4.563 văn bản, tỷ lệ văn bản trao đổi giữa các đơn vị của Bộ dưới dạng điện tử là 87% (gồm 3.970 văn bản); trong đó, tỷ lệ văn bản dưới dạng điện tử song song với văn bản giấy là 6% (gồm 274 văn bản).

Hiệu quả từ việc triển khai Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ

Với quyết tâm chính trị cao và  sự chỉ đạo sát sao của Lãnh đạo Bộ, sau gần 03 năm triển khai hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ đã đạt được một số kết quả quan trọng và tích cực.

Thứ nhất, góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản giấy và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước; thay đổi tác phong, lề lối làm việc của công chức, viên chức Bộ Nội vụ từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử.

Thứ hai, nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ Nội vụ.

Thứ ba, phục vụ công tác quản lý, chỉ đạo, điều hành của Bộ trưởng, các đồng chí Thứ trưởng đối với lĩnh vực công tác của Bộ Nội vụ, ngành Nội vụ; giúp lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các đơn vị theo dõi  được tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ, công việc để có chỉ đạo kịp thời.

Thứ tư, đẩy mạnh phát triển Chính phủ điện tử, nâng cao chỉ số ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉ đạo, điều hành của Bộ Nội vụ, góp phần cải thiện Chỉ số cải cách hành chính (PAR INDEX) của Bộ.

Thứ năm, việc liên thông văn bản điện tử thông suốt từ Bộ Nội vụ đến các cấp Trung ương, địa phương là cơ sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp; hình thành hệ thống Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung ương đến địa phương.

Một số giải pháp nâng cao hiệu quả triển khai Hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ trong thời gian tới

Một là, phát huy vai trò, trách nhiệm người đứng đầu, nâng cao hiệu quả thực thi các nhiệm vụ, triển khai văn bản điện tử trong xây dựng Chính phủ điện tử gắn với trách nhiệm cá nhân người đứng đầu từng đơn vị thuộc, trực thuộc Bộ và được đo lường qua bộ chỉ tiêu đánh giá hiệu quả, đo lường chất lượng kết quả trong chỉ số chấm điểm cải cách hành chính, chỉ số ứng dụng công nghệ thông tin của Bộ Nội vụ. 

Hai là, tiếp tục phối hợp với Tập đoàn Viettel và các bộ, ngành liên quan thực hiện kết nối hệ thống Voffice với các cơ sở dữ liệu quốc gia, đặc biệt là Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức. Tiến hành xây dựng nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống thông tin ở Trung ương và địa phương; hệ thống xác thực định danh điện tử; liên thông giữa các hệ thống chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Chính phủ và chữ ký số công cộng; Cổng thanh toán quốc gia… để bảo đảm dữ liệu, thông tin được thông suốt giữa các bộ, ngành, địa phương.

Ba là, kết nối với hệ thống phần mềm Một cửa, một cửa liên thông của Bộ, Cổng Dịch vụ công Quốc gia và các hệ thống ứng dụng phục vụ người dân, doanh nghiệp và phục vụ quản lý điều hành của Bộ, thể hiện tinh thần phục vụ của Bộ Nội vụ tiến tới là sự hiện diện Chính phủ số nhất quán, đầy đủ và thân thiện của Bộ với các tổ chức, đơn vị, người dân và doanh nghiệp.

Bốn là, sớm bổ sung vào Quy chế làm việc của Bộ các tiêu chí đánh giá thi đua, khen thưởng về hiện đại hóa hành chính, cải cách hành chính của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động hàng năm trong việc triển khai thực hiện quản lý, sử dụng văn bản điện tử, chữ ký số, ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại hóa hành chính, cải cách hành chính của Bộ Nội vụ.

Năm là, cần ưu tiên kinh phí cho công tác hiện đại hóa hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng các cơ sở dữ liệu, mở tài khoản Voffice cho tất cả công chức, viên chức trong Bộ, bảo đảm tính đồng bộ, thống nhất khi triển khai thực hiện xây dựng, phát triển Chính phủ điện tử tại Bộ Nội vụ. 

Việc triển khai hệ thống quản lý, sử dụng văn bản điện tử Voffice của Bộ Nội vụ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc triển khai thực hiện nhiệm vụ của Bộ đảm bảo tiến độ, chất lượng khi đại dịch COVID-19 đang có những diễn biến phức tạp, khó lường tại các địa phương trên cả nước./.

 

Phạm Quang Tuyến, Văn phòng Bộ Nội vụ

Nguyễn Thị Mai Hương, Văn phòng Bộ Nội vụ

Tạp chí Tổ chức nhà nước số 8/2021

https://tcnn.vn/news/detail/51876/Bo-Noi-vu-Day-manh-trien-khai-van-ban-dien-tu-trong-qua-trinh-xay-dung-Chinh-phu-dien-tu-va-du-lieu-so.html